25. 10. 2021   Mgr. Petr Hlušička

Velké množství porad je vnímáno jako neefektivní, ztráta času nebo zatěžující. Na vině bývá jejich neefektivní a nesystematické řízení. Současně se setkáváme s tím, že vedoucí a klíčoví pracovníci tráví téměř polovinu svého času na poradách. A většina tohoto času je vnímána jako ztrátová a zbytečná. Co je tedy důležité mít na paměti při řízení porady?

Současná covidová doba navíc zapůsobila jako určitý katalyzátor, který odkrývá nedostatky při řízení porad. Zvýšil se totiž jejich počet a přenesly se do on-line prostředí, což způsobilo, že většina účastníků byla pouhými pasivními příjemci neefektivního toku informací.

Zaměstnanci tím získávají dojem, že místo toho, aby se věnovali samotnému pracovnímu výkonu, tak musí stagnovat v rámci neefektivně stráveného času. Tím nedochází pouze k negativnímu pocitu ze spálených kapacit, z pasivní a nudné role pouhého posluchače, ale především k demotivaci. Ta se může dál odrážet ve sklonu k pasivitě a ztrátě inciativy.

Základem je vést porady takovým způsobem, aby byl naprosto jasně vnímán jejich smysl i cíl. A především musí mít jasný průběh a strukturu, která bude jednoznačně orientována na výstupy, které budou přinášet hmatatelné a pozitivní výsledky.

  • Jasný program

Každá schůzka by měla mít svůj jednoznačný účel. Ten by měl být stanoven již dopředu a měl by všechny účastníky připravit na to co se bude odehrávat a jaké jsou plánované výstupy.

I pravidelné porady mají svůj program nebo strukturu, byť může být i neformální, protože víme, že každý přednese aktuální informace o projektech nebo výsledcích. Ve většině případů však budete chtít mít jasný seznam bodů, které je třeba probrat nebo vyřešit. Tím zabráníte tomu, aby věci zapadly a zároveň získáte čitelný rámec, podle kterého můžete schůzku strukturovat.

  • Účastníci

Samotné porady by se měli účastnit pouze lidé, kteří jsou pro ni nezbytní nebo mohou mít přidanou hodnotu. A to ať z důvodu, že se jich daná problematika přímo týká, pro jejich zkušenosti nebo pro jejich možný přínos. Zaměřte se na to, aby se v zasedací místnosti nacházeli pouze lidé, kteří budou produktivním přínosem, a ne pasivními přihlížejícími. Pouze tak zvýšíte šance, že porada bude mít smysluplný průběh a bude orientována na výsledky.

  • Jasné vedení

Každá porada musí mít jednoznačně stanoveno, kdo ji bude řídit a dohlížet na dodržování programu a naplnění jejího účelu. A to takovým způsobem, abychom se neodchylovali od tématu a současně se drželi stanoveného časového rámce.

Snažte se dodržet předem stanovený začátek i konec. Účastníci tak budou vědět, co mají očekávat a budou v rámci porady fungovat mnohem efektivněji.

Moderátor může zároveň klidnit rozjitřené emoce nebo poskytovat prostor méně průbojným jedincům, kteří by se nemuseli dostat ke slovu. Snažte se maximálně efektivně držet a moderovat témata i jednotlivé účastníky, ať nedochází ke ztrátám času ani motivace. Pohlídejte, aby měl každý zúčastněný prostor se vyjádřit nebo dát zpětnou vazbu.

  • Jasné výstupy

V závěru porady je zásadní shrnout ty nejzásadnější poznatky a vyvodit další postup. Ten by měl obsahovat konkrétní zadání a úkoly, přiřazení zodpovědných osob a a časový rámec pro jejich dosažení.

Tip – překvapení

Překvapte členy svého týmu tím, že zahájíte poradu něčím netradičním a neformálním. Třeba tím, že přinesete něco malého z vlastní zahrádky.

PhDr. Vojtěch Bednář

PhDr. Vojtěch Bednář

Specializuji se na otázky vedení, motivování, řízení lidí ve firmách, vytváření a udržování firemní kultury. Učím manažery na všech úrovních pracovat s lidmi tak aby firmu vnímali jako součást svého života, aby jejich práce byla efektivní, smysluplná a naplňovala potřeby firmy i jich samotných.

více o autorovi
články autora

Mgr. Petr Hlušička

Mgr. Petr Hlušička

Odborný psycholog zabývající se především aplikovanou psychologií v oblasti lidských zdrojů.

více o autorovi
články autora

PhDr. Jan Drahoňovský

PhDr. Jan Drahoňovský

Psychologické poradenství v rámci firmy i osobního života, školení, semináře

Témata: Komunikační pasti a bariéry, přesilové hry a manipulace, stresové zatížení, propojení práce a osobního života, existenciální dilemata apod.

více o autorovi
články autora

Mgr. Jakub Oliva, LL.M.

Mgr. Jakub Oliva, LL.M.

Jako advokát s výlučnou specializací na pracovní právo jsem s našimi klienty absolvoval nespočetně kontrol ze strany inspekce práce, stejně tak jako mám za sebou nepřeberná jednání s odborovými organizacemi a soudní řízení týkající se pracovního práva (pracovní úrazy, nemoci z povolání, odstupné, neplatné výpovědi a okamžitá zrušení, spory z kolektivních smluv, diskriminace, náhrada škody aj.).

více o autorovi
články autora


© 2021 Firemní sociolog | ISSN 1805-6520