17. 1. 2022   Mgr. Petr Hlušička

Mnoho tipů pro efektivitu schůzek se zaměřuje na organizační stránku věci, včetně včasného zahájení a ukončení, vytvoření efektivních agend, stanovení jasných rolí a v případě on-line porad, také pamatování si, kdy jste ztlumili zvuk. Skutečností ale je, že stejně jako u téměř každého pracovního projektu závisí úspěch porady na úspěšnosti komunikace vedení.

Některé z nejcennějších tipů a zkušeností pro vedení porad jsou totiž méně známé, protože se netýkají pouze struktury porady, účastníků, a dokonce ani programu jednání; jde o to, jak se vedoucí porady na poradu připravuje a jak v jejím průběhu komunikuje.

  • Připravte si konkrétní body

Každá porada by měla mít jasný program a agendu. Pokud, ale chcete efektivitu i dopad výrazně posunout, tak se zamyslete nad tím, čeho by porada měla dosáhnout a jaké cíle sledujete. Zkuste si odpovědět například na tyto otázky:

"S čím chci přijít – myšlenky, plány, vize?“

"Co řešíme a s čím potřebujeme pomoct? "

"Chci někoho pochválit?“

"Co bychom měli prodiskutovat a vyřešit?".

Vaším cílem je připravit se na poradu tak, aby v jejím rámci docházelo k posunu stávajícího stavu.

  • Jasný účel

Na začátku přednesete jasný účel a cíl, který sledujete. Co je potřeba rozhodnout nebo posoudit. Toto zahájení sice nezaručuje jeho naplnění, ale minimálně to k němu účastníky více směřuje a zároveň nám to dává v závěru možnost posoudit, nakolik jsme byli úspěšní.

  • Veďte a moderujte poradu

Porada by měla mít své zahájení, průběh i závěr. V jednotlivých fázích byste měli mít minimálně roli moderátora, kdy účastníky seznámíte s jednotlivými body, provedete je danou debatou a zároveň shrnete konkrétní výstupy k nim. A to takovým způsobem, aby účastníci věděli, co je v rámci porady čeká, všichni se mohli aktivně účastnit a rozuměli závěrům, ke kterým jste společně došli.

  • Naslouchejte

Pro vedoucího je zásadní vnímat a naslouchat tomu, co se mu snaží jeho podřízení sdělit a zároveň věnovat pozornost tomu co se v jeho týmu odehrává. Buďte empatičtí a snažte se porozumět tomu co se v rámci porady odehrává. Tím zároveň dáváte jasně najevo to, že je pro Vás důležitý nejen názor Vašich lidí, ale i jejich přístup.

  • Jasné výstupy

Ukončete poradu s jasnými kroky v rámci každého bodu (kdo, kdy a co). Máte tak daleko větší pravděpodobnost, že dojde k jejich úspěšné a včasné realizaci. Účastníci si zároveň udrží dynamiku a energii, kterou si z porady odnáší.

PhDr. Vojtěch Bednář

PhDr. Vojtěch Bednář

Specializuji se na otázky vedení, motivování, řízení lidí ve firmách, vytváření a udržování firemní kultury. Učím manažery na všech úrovních pracovat s lidmi tak aby firmu vnímali jako součást svého života, aby jejich práce byla efektivní, smysluplná a naplňovala potřeby firmy i jich samotných.

více o autorovi
články autora

Mgr. Petr Hlušička

Mgr. Petr Hlušička

Odborný psycholog zabývající se především aplikovanou psychologií v oblasti lidských zdrojů.

více o autorovi
články autora

PhDr. Jan Drahoňovský

PhDr. Jan Drahoňovský

Psychologické poradenství v rámci firmy i osobního života, školení, semináře

Témata: Komunikační pasti a bariéry, přesilové hry a manipulace, stresové zatížení, propojení práce a osobního života, existenciální dilemata apod.

více o autorovi
články autora

Mgr. Jakub Oliva, LL.M.

Mgr. Jakub Oliva, LL.M.

Jako advokát s výlučnou specializací na pracovní právo jsem s našimi klienty absolvoval nespočetně kontrol ze strany inspekce práce, stejně tak jako mám za sebou nepřeberná jednání s odborovými organizacemi a soudní řízení týkající se pracovního práva (pracovní úrazy, nemoci z povolání, odstupné, neplatné výpovědi a okamžitá zrušení, spory z kolektivních smluv, diskriminace, náhrada škody aj.).

více o autorovi
články autora


© 2022 Firemní sociolog | ISSN 1805-6520