5. 3. 2018   Mgr. Petr Hlušička

Porady by měly být brány vážně a každý účastník by měl být plně připraven na plánovaná témata (předem stanovená vedoucím) a vyžádaná témata (body, které otevírají jednotliví účastníci). Správná schůzka musí být rychlá, efektivní a k věci. Schůzky by měly zaměřit naši pozornost na konkrétní cíle a společně stanovit další postup.

  Většina porad je neefektivní, protože jejich agenda není jasná a účastníci se příliš soustředí na co se odehrává na společenské úrovni, než na to, aby se soustředili na zadání a konkrétní řešení jednotlivých bodů.

Zásadní rozdíl mezi poradami je v jejich plánování, řízení a pravidlech. Pokud máte potíže s tím, aby vaše porady byly produktivní a lidé je vnímali jako konstruktivní, tak zde je několik doporučení, jak je vést.

Plánování – jasně definujte agendu

Předem stanovte témata, která potřebujete otevřít nebo vyřešit. Dopředu se domluvte s účastníky, zda mají téma či bod, který chtějí přednést. Zároveň by každý účastník měl být dopředu připraven na to, co se od něj očekává a co bude prezentovat.

Vyjasněte si očekávání

Na základě této agendy můžete předem stanovit předpokládané výstupy, kterých potřebujete dosáhnout. V rámci této přípravy musí být jasně vyjádřeny vaše očekávání pro každou osobu. Každý účastník by měl mít na poradě určitou roli a očekávat, že přispěje a "promluví" k danému tématu.

Účastníci by měli dopředu znát, jaké jsou tyto požadované výstupy z tohoto setkání a co se od nich u jednotlivých bodů čeká. Dáváte jim možnost se připravit a nachystat odpovídajícím způsobem tak, aby se věci mohli posunovat dopředu.

Mějte kontrolu nad průběhem

Naplánovaná agenda vám pomůže udržet směr porady, ale vy musíte mít kontrolu nad jejím průběhem a efektivitou. Porada by měla zůstat zaměřená na jednotlivé body na pořadu jednání.

Zbytečně nenechte rozvolňovat téma, zůstaňte soustředěni na cíle a podporujte efektivní dynamiku, abyste dosáhli požadovaného výsledku.

Závěr

Na konci porady dejte krátký prostor všem účastněným a jejich připomínkám a postřehům. Přimějte je naposledy se zamyslet nad jednotlivými body a efektivitou porady. Zároveň je to také čas pro ty, kteří neměli šanci se vyjádřit dříve.