Nezvládnutý openspace

29. 6. 2015

Každá firma někdy ve své historii čelí katastrofě. Někdo se bojí krize, jiný toho, že vyrobí těžký zmetek, někdo další změny módy, ale skutečné problémy vám dovede způsobit i obyčejné stěhování. Pokud se stěhujete do openspace kanceláře.

Firma, o které dnes budeme hovořit, a které budeme (není to pravé jméno) říkat „Rona“, vznikla v roce 2004. Dva mladí obchodníci si tehdy řekli, že už je nebaví pracovat pro někoho, a tak odešli od svého zaměstnavatele, a založili si vlastní podnik. Rona byla čistě obchodní společnost, která zprostředkovávala dodávky specializovaného zboží od dodavatelů po celém světě velko i maloobchodníkům v České republice.    Stručná historie: prvních pět let postupný rozvoj, pak velké naděje, pak krize, která Ronu sestřelila „do dřevních začátků“, pak pár velmi šťastných rozhodnutí, pak nový růst, který trvá dodnes.

Růst firmy znamená více lidí. Více lidí potřebuje více prostoru. Stávající kanceláře přestaly stačit už před dvěma roky, ale i když byla otevřena dvě „pobočná“ pracoviště, firma sídlila až do konce roku 2015 v prostorách, kde kdysi začínala a kde se ve finále tísnilo necelých třicet lidí. Život je ale změna a tak bylo rozhodnuto o přestěhování do nového kancelářského střediska. Vyrostlo nedávno, doslova, co bys kamenem dohodil od původních kanceláří – prakticky přes ulici. Nikoho z vedení by tedy ani nenapadlo, že přesun z letitého domu do nových kanceláří ze skla a oceli by mohl představovat nějaký problém.

„My budeme pracovat v openspace?“ – tato udivená otázka pronesená na poradě vedení asi před rokem (v létě 2014) odstartovala něco, co by si majitelé nepřáli, vidět ani v nejhorších snech. „Ano, bude to super“ odpověděl spolumajitel. Jak měl brzdy zjistit, jeho kolegové ten názor nesdíleli.

Zprvu se nedělo nic, protože blížícímu se stěhování nic nenasvědčovalo. Na podzim se ale o něm začalo mluvit, nejprve příležitostně, pak stále častěji. V listopadu 2014 odešli do openspace čtyři zaměstnanci, a pak a pak jejich kolegové, celkem asi deset osob. V rámci firmy tvořili poměrně samostatnou jednotku, a tak se s ostatními příliš nepotkávali.

Před vánoci provoz Rony tradičně kulminuje. Firmy chtějí dohnat co nejvíce práce do konce roku. Těsně před svátky ale naopak padá, a jít do práce má až na několik lidí, kteří jsou v ní neustále, smysl ve druhém týdnu po novém roce. Rona se tak prakticky „rozjíždí“ okolo 12. ledna, a to byl termín, kdy se všichni lidé ocitli v novém, krásném openspace.

Okamžitě poté začaly hádky. Kdo má kde sedět? Vedle koho má sedět? Kam si může dát své věci, a kam naopak ne? Proč smí jeden hlučně telefonovat, když druhý ne? A proč se na toaletu nemá chodit okolo pracoviště jednoho kolegy? Jednomu vadilo to, druhému ono, ale nikdo nebyl spokojen. Dva obchodníci, o kterých se vědělo, že i když dovedou spolupracovat, nemají se příliš v lásce, se začali hlasitě překřikovat. Paní, která se stará o archiv a všechny písemnosti se usedavě rozplakala.

Management se nejprve snažil řešit jednotlivé problémy samostatně. Překřikující kolegy, pošťuchující se nové sousedy, příliš hlučného telefonistu a další. Brzy se ale začalo ukazovat, že to nestačí. Z kanceláře, kde měli lidé spolupracovat, se stávala čím dál tím větší „sodoma gomora“, a provoz firmy tím velice trpěl. Třešničkou na dortu bylo, když jedna z kolegyní omylem rozlila kelímek s kávou na stůl jiné, který byl plný dokumentů. Ta beze slova vstala, odhodila židli do chodby, odkráčela pryč a druhý den přišla její výpověď.

 

To, co zažila společnost Rona je extrémní verze věci, která se může stát každému. Na vině není samotné stěhování, ale hlavně to, že management firmu a její zaměstnance na ně dostatečně nepřipravil. Kdyby se vedení více staralo, kdyby s lidmi komunikovalo, a kdyby se s dostatečným předstihem snažilo je do celého procesu zapojit, podobné problémy by nikdy nenastaly, a i kdyby, určitě by neměly tak velkou intenzitu. Chyba tedy není v jednotlivých lidech, ale v celé organizaci.

Pokud vás čeká něco podobného, a nechcete dopadnout podobně, rádi vaší firmě s adaptací na openspace pomůžeme.


Pomáháme firmám pracovat s lidmi - Služby Firemního sociologa

Líbí se vám náše články? Zaregistrujte si náš e-mailový zpravodaj.


vojtech-bednar2

PhDr. Vojtěch Bednář

Sociolog - odborný poradce

další články autora >
více o autorovi >



Kontaktujte nás

powered by fox contact

Komentáře (5)

  • Petra Šimonová

    Dobrý den, Váš článek není podle mě o nezvládnutí přechodu do open-space kanceláře, ale o tom, jak velký negativní dopad mají tyto prostory na práci zaměstnanců. A také je to rada pro ostatní firmy, aby se těmto rádoby zefektivňovacím přesunům vyhuly.

    2015-07-02 13:09:40
  • Vojtěch Bednář

    Dobrý den,
    upřímně řečeno, nechci soudit, zda openspace je, nebo není vhodný. Myslím si, že v některých situacích je to lepší řešení než cokoli jiného, v jiných zase spíše uškodí, než pomůže. Že na něj firmy přecházejí je fakt, a to má být meritum; s tímto faktem se lze vypořádat, lze se na něj připravit, a lze jej zvládnout. S tím umíme pomoci my, poradci, samozřejmě tíže samotné adaptace i rozhodování je na bedrech firem, a hlavně lidí v nich.

    2015-07-02 13:19:23
  • Štefan Ondek

    Pracoval jsem v open spacu u několika zaměstnavatelů a z duše jsem to nesnášel. Možná se někomu práce v open space líbí - já jsem ale dosud nikoho takového nepotkal :).

    "Pomáhat firmě v adaptaci na open space" je jako euthanasie.

    Já osobně jsem přesvědčen, že minimálně v naší kultuře je open space zlem - jestli nutným, o tom lze polemizovat. V podstatě jediný důvod pro je, že v open space se dá na stejnu plochu "vecpat" víc zaměstnanců než do "kanclíků" a ušetří se peníze za příčky. Takováto úspora se dá spočítat rychle. Škody na produktivitě, vztazích a z dlouhodobého hlediska i na zdraví se projeví až s odstupem a někdy se těžko prokazuje souvislost.
    Když je horizontem uvažování managementu čtvrtletní plán, roční KPI nebo maximálně tříletý manažerský konkrakt, výsledek je jasný.

    U nás ve firmě považujeme komfort našich lidí za důležitější než ušetřit něco na podlahové ploše nebo příčkách. Máme kanclíky, ve kterých najednou pracují max. 4 lidi. Ještě jsem od nikoho z ich neslyšel, že by raději chtěli open space :)

    2015-07-02 16:14:51
  • Vojtěch Bednář odpověď na: # 222

    hezky řečeno, za poznámku o eutanazii děkuji, to budu používat. :-)

    2015-07-02 16:41:35
  • Radim Polášek

    Mě by zajímalo, jak dalece bylo při psaní studie použito reálií ze skutečné firmy?
    Tak například, když firma měla 30 zaměstnanců, to mezi těmi 30 zaměstnanci nebylo řekněme tak 4 - 7 skupinářů neboli vedoucích nějakých skupin, kteří by se sešli ještě před stěhováním a prostor Open Space by si rozdělili? Ať mi nikdo neříká, že ve skutečné reálné firmě fungující už pár let vedení nahnalo "stádo" 30 lidí a nechalo je bez přítomnosti nadřízeného s nějakým rozhodčím hlasem dohadovat se o jednotlivá místa v OS. To je v reálu velice nepravděpodobné.
    Nebo kdo trochu přičichl k profesi obchodního zástupce, tak ví, že takový obchodní zástupce obvykle hodně telefonuje a že takový obchodní zástupce má mnohem lepší výsledky, když je při telefonování sám. Open Space je tedy pro obchodní zástupce vysloveně nevhodný, pokud není k dispozici dostatek akusticky odtlumených prostor, kde ti lidí mohou zajít a v klidu ten hovor vyřídit. Totéž platí , pokud obchodní zástupce sjednává se svými klienty osobní schůzky na místo svého pracoviště.
    Nebo například firma byla úspěšná a většina z těch 30 zaměstnanců je už ve firmě delší dobu. Museli tedy zažít dost všelijakých společných firemních oslav a dalších v podstatě teambuldingových firemních akcí. Pokud ano, těžko by při přechodu na OS došlo k nějakým výrazným konfliktům, které by muselo řešit až vedení firmy.

    2015-07-24 08:08:06

Zanechte svůj komentář

Host
sobota, červenec 22, 2017
0 znaků