Nezvládnutý openspace

29. 6. 2015

Každá firma někdy ve své historii čelí katastrofě. Někdo se bojí krize, jiný toho, že vyrobí těžký zmetek, někdo další změny módy, ale skutečné problémy vám dovede způsobit i obyčejné stěhování. Pokud se stěhujete do openspace kanceláře.

Firma, o které dnes budeme hovořit, a které budeme (není to pravé jméno) říkat „Rona“, vznikla v roce 2004. Dva mladí obchodníci si tehdy řekli, že už je nebaví pracovat pro někoho, a tak odešli od svého zaměstnavatele, a založili si vlastní podnik. Rona byla čistě obchodní společnost, která zprostředkovávala dodávky specializovaného zboží od dodavatelů po celém světě velko i maloobchodníkům v České republice.    Stručná historie: prvních pět let postupný rozvoj, pak velké naděje, pak krize, která Ronu sestřelila „do dřevních začátků“, pak pár velmi šťastných rozhodnutí, pak nový růst, který trvá dodnes.

Růst firmy znamená více lidí. Více lidí potřebuje více prostoru. Stávající kanceláře přestaly stačit už před dvěma roky, ale i když byla otevřena dvě „pobočná“ pracoviště, firma sídlila až do konce roku 2015 v prostorách, kde kdysi začínala a kde se ve finále tísnilo necelých třicet lidí. Život je ale změna a tak bylo rozhodnuto o přestěhování do nového kancelářského střediska. Vyrostlo nedávno, doslova, co bys kamenem dohodil od původních kanceláří – prakticky přes ulici. Nikoho z vedení by tedy ani nenapadlo, že přesun z letitého domu do nových kanceláří ze skla a oceli by mohl představovat nějaký problém.

„My budeme pracovat v openspace?“ – tato udivená otázka pronesená na poradě vedení asi před rokem (v létě 2014) odstartovala něco, co by si majitelé nepřáli, vidět ani v nejhorších snech. „Ano, bude to super“ odpověděl spolumajitel. Jak měl brzdy zjistit, jeho kolegové ten názor nesdíleli.

Zprvu se nedělo nic, protože blížícímu se stěhování nic nenasvědčovalo. Na podzim se ale o něm začalo mluvit, nejprve příležitostně, pak stále častěji. V listopadu 2014 odešli do openspace čtyři zaměstnanci, a pak a pak jejich kolegové, celkem asi deset osob. V rámci firmy tvořili poměrně samostatnou jednotku, a tak se s ostatními příliš nepotkávali.

Před vánoci provoz Rony tradičně kulminuje. Firmy chtějí dohnat co nejvíce práce do konce roku. Těsně před svátky ale naopak padá, a jít do práce má až na několik lidí, kteří jsou v ní neustále, smysl ve druhém týdnu po novém roce. Rona se tak prakticky „rozjíždí“ okolo 12. ledna, a to byl termín, kdy se všichni lidé ocitli v novém, krásném openspace.

Okamžitě poté začaly hádky. Kdo má kde sedět? Vedle koho má sedět? Kam si může dát své věci, a kam naopak ne? Proč smí jeden hlučně telefonovat, když druhý ne? A proč se na toaletu nemá chodit okolo pracoviště jednoho kolegy? Jednomu vadilo to, druhému ono, ale nikdo nebyl spokojen. Dva obchodníci, o kterých se vědělo, že i když dovedou spolupracovat, nemají se příliš v lásce, se začali hlasitě překřikovat. Paní, která se stará o archiv a všechny písemnosti se usedavě rozplakala.

Management se nejprve snažil řešit jednotlivé problémy samostatně. Překřikující kolegy, pošťuchující se nové sousedy, příliš hlučného telefonistu a další. Brzy se ale začalo ukazovat, že to nestačí. Z kanceláře, kde měli lidé spolupracovat, se stávala čím dál tím větší „sodoma gomora“, a provoz firmy tím velice trpěl. Třešničkou na dortu bylo, když jedna z kolegyní omylem rozlila kelímek s kávou na stůl jiné, který byl plný dokumentů. Ta beze slova vstala, odhodila židli do chodby, odkráčela pryč a druhý den přišla její výpověď.

 

To, co zažila společnost Rona je extrémní verze věci, která se může stát každému. Na vině není samotné stěhování, ale hlavně to, že management firmu a její zaměstnance na ně dostatečně nepřipravil. Kdyby se vedení více staralo, kdyby s lidmi komunikovalo, a kdyby se s dostatečným předstihem snažilo je do celého procesu zapojit, podobné problémy by nikdy nenastaly, a i kdyby, určitě by neměly tak velkou intenzitu. Chyba tedy není v jednotlivých lidech, ale v celé organizaci.

Pokud vás čeká něco podobného, a nechcete dopadnout podobně, rádi vaší firmě s adaptací na openspace pomůžeme.

vojtech bednar2

PhDr. Vojtěch Bednář

Sociolog - odborný poradce

další články autora >
více o autorovi >



{emailcloak=off}